※ This announcement is provided in both English and Korean. Please scroll down for the Korean version. We are seeking an Expat Service Administrator for 2-year-regular position (renewable) to work within the Human Resources Department at the International Vaccine Institute in Seoul, Korea.
(Duty station: Seoul, Korea) Job Description This role supports the delivery of expat services at IVI by handling day-to-day administrative tasks and ensuring timely and accurate support for internationally recruited staff in line with internal policies and regulatory requirements. Key Roles & Responsibilities 1.
Maintain and improve expat service - Develop and update expat service guides and materials - Stay up to date on immigration policies and tenancy law - Maintain trackers and ensure data accuracy across expat service records 2.
MOFA & Immigration Assistance - Support MOFA-related processes in compliance with applicable regulations, including preparation and submission of required documentation - Coordinate with overseas missions and relevant authorities on visa-related matters and support visa applications and extensions for expat staff and their dependents 3.
Housing Management - Coordinate housing arrangements including home search and lease documentation - Assist in lease contract preparation - Manage communication with real estate agents and vendors - Support move-in and move-out processes - Monitor and follow up on housing-related key dates - Respond to housing-related inquiries 4.
General Administrative Support - Provide on-site support for expat staff, including Immigration Office & MOFA visits, and general settlement assistance - Process routine vendor payments - Support general expat service operations - All other tasks assigned by the supervisor Job Requirements and Qualifications 1. Education Requirements - Bachelor’s degree or equivalent 2. Related Field Work Experience - 3+ years 3.
Technical and Professional Skills / Knowledge - Proficiency in MS Office - Sound knowledge of HRIS - Understanding of Immigrations guidelines - Understanding of MOFA process preferred 4. Key Competency - Client Orientation - Communication - Commitment to Continuous Learning - Strong quantitative and analytical skills - Excellent organizational skills and attention to detail - Excellent time management skills with a proven ability to meet deadlines 5.
Language Proficiency - Fluency in English [Korean] 직무 개요 본 직무는 내부 규정 및 관련 법적 요구사항에 따라 해외 채용 직원들이 신속하고 정확한 지원을 받을 수 있도록 일상적인 행정 업무를 처리하고, IVI의 외국인 직원 지원 서비스를 원활하게 운영하는 역할입니다. 주요 업무 및 책임 1. 외국인 직원 지원 서비스 유지 및 개선 • 외국인 직원 지원 안내서 및 관련 자료 개발 및 업데이트 • 출입국 관리 정책 및 임대차 보호법 관련 최신 동향 파악 • 외국인 직원 지원 기록 관리 및 데이터 정확성 유지 (트래커 업데이트 등) 2. 외교부(MOFA) 및 출입국 업무 지원 • 관련 규정에 따른 외교부 관련 업무 지원 (필요 서류 준비 및 제출 등) • 비자 관련 사항에 대해 재외공관 및 관계 기관과 소통, 외국인 직원 및 부양가족의 비자 신청 및 연장 지원 3.
주거 지원 및 관리 • 주거 지원 프로세스 조율 (매물 검색, 임대차 계약 서류 관리 등) • 임대차 계약서 작성 지원 • 부동산 중개업체 및 관련 업체와의 커뮤니케이션 관리 • 입주 및 퇴거 프로세스 지원 • 주거 관련 주요 일정(계약 만료 등) 모니터링 및 후속 조치 • 주거 관련 문의 사항 응대 4. 일반 행정 지원 • 외국인 직원의 현장 지원 (출입국외국인청 및 외교부 동행 방문, 초기 정착 지원 등) • 정기적인 업체 대금 결제 처리 • 전반적인 외국인 직원 지원 운영 보조 • 기타 상급자가 부여한 업무 수행 자격 요건 및 우대사항 1. 학력 사항 • 학사 학위 이상 보유자 (또는 이에 준하는 자격 갖춘 자) 2. 경력 사항 • 관련 분야 경력 3년 이상 3. 직무 기술 및 지식 • MS Office 활용 능력 우수자 • 인사정보시스템(HRIS)에 대한 높은 이해도 • 출입국 관리 지침에 대한 이해도 • 외교부(MOFA) 행정 절차에 대한 이해가 있으신 분 우대 4.
핵심 역량 • 고객 지향성 • 원활한 소통 능력 • 지속적인 학습에 대한 의지 • 뛰어난 수리 및 분석 능력 • 우수한 조직 관리 능력 및 꼼꼼함 • 기한을 준수할 수 있는 우수한 시간 관리 능력 5. 어학 자격 • 영어 능통자 [IMPORTANT] Please download and complete this Employment History template before submitting your application. ⭳ Download Employment History Template [/vc_column_text]
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※ This announcement is provided in both English and Korean. Please scroll down for the Korean version. We are seeking an Expat Service Administrator for 2-year-regular position (renewable) to work within the Human Resources Department at the International Vaccine Institute in Seoul, Korea. (Duty station: Seoul, Korea) Job Description This role supports the delivery of expat services at IVI by handling day-to-day administrative tasks and ensuring timely and accurate support for internationally recruited staff in line with internal policies and regulatory requirements. Key Roles & Responsibilities 1. Maintain and improve expat service - Develop and update expat service guides and materials - Stay up to date on immigration policies and tenancy law - Maintain trackers and ensure data accuracy across expat service records 2. MOFA & Immigration Assistance - Support MOFA-related processes in compliance with applicable regulations, including preparation and submission of required documentation - Coordinate with overseas missions and relevant authorities on visa-related matters and support visa applications and extensions for expat staff and their dependents 3. Housing Management - Coordinate housing arrangements including home search and lease documentation - Assist in lease contract preparation - Manage communication with real estate agents and vendors - Support move-in and move-out processes - Monitor and follow up on housing-related key dates - Respond to housing-related inquiries 4. General Administrative Support - Provide on-site support for expat staff, including Immigration Office & MOFA visits, and general settlement assistance - Process routine vendor payments - Support general expat service operations - All other tasks assigned by the supervisor Job Requirements and Qualifications 1. Education Requirements - Bachelor’s degree or equivalent 2. Related Field Work Experience - 3+ years 3. Technical and Professional Skills / Knowledge - Proficiency in MS Office - Sound knowledge of HRIS - Understanding of Immigrations guidelines - Understanding of MOFA process preferred 4. Key Competency - Client Orientation - Communication - Commitment to Continuous Learning - Strong quantitative and analytical skills - Excellent organizational skills and attention to detail - Excellent time management skills with a proven ability to meet deadlines 5. Language Proficiency - Fluency in English [Korean] 직무 개요 본 직무는 내부 규정 및 관련 법적 요구사항에 따라 해외 채용 직원들이 신속하고 정확한 지원을 받을 수 있도록 일상적인 행정 업무를 처리하고, IVI의 외국인 직원 지원 서비스를 원활하게 운영하는 역할입니다. 주요 업무 및 책임 1. 외국인 직원 지원 서비스 유지 및 개선 • 외국인 직원 지원 안내서 및 관련 자료 개발 및 업데이트 • 출입국 관리 정책 및 임대차 보호법 관련 최신 동향 파악 • 외국인 직원 지원 기록 관리 및 데이터 정확성 유지 (트래커 업데이트 등) 2. 외교부(MOFA) 및 출입국 업무 지원 • 관련 규정에 따른 외교부 관련 업무 지원 (필요 서류 준비 및 제출 등) • 비자 관련 사항에 대해 재외공관 및 관계 기관과 소통, 외국인 직원 및 부양가족의 비자 신청 및 연장 지원 3. 주거 지원 및 관리 • 주거 지원 프로세스 조율 (매물 검색, 임대차 계약 서류 관리 등) • 임대차 계약서 작성 지원 • 부동산 중개업체 및 관련 업체와의 커뮤니케이션 관리 • 입주 및 퇴거 프로세스 지원 • 주거 관련 주요 일정(계약 만료 등) 모니터링 및 후속 조치 • 주거 관련 문의 사항 응대 4. 일반 행정 지원 • 외국인 직원의 현장 지원 (출입국외국인청 및 외교부 동행 방문, 초기 정착 지원 등) • 정기적인 업체 대금 결제 처리 • 전반적인 외국인 직원 지원 운영 보조 • 기타 상급자가 부여한 업무 수행 자격 요건 및 우대사항 1. 학력 사항 • 학사 학위 이상 보유자 (또는 이에 준하는 자격 갖춘 자) 2. 경력 사항 • 관련 분야 경력 3년 이상 3. 직무 기술 및 지식 • MS Office 활용 능력 우수자 • 인사정보시스템(HRIS)에 대한 높은 이해도 • 출입국 관리 지침에 대한 이해도 • 외교부(MOFA) 행정 절차에 대한 이해가 있으신 분 우대 4. 핵심 역량 • 고객 지향성 • 원활한 소통 능력 • 지속적인 학습에 대한 의지 • 뛰어난 수리 및 분석 능력 • 우수한 조직 관리 능력 및 꼼꼼함 • 기한을 준수할 수 있는 우수한 시간 관리 능력 5. 어학 자격 • 영어 능통자 [IMPORTANT] Please download and complete this Employment History template before submitting your application. ⭳ Download Employment History Template [/vc_column_text]